Jak poprawnie wystawić e-fakturę?
Opracowała: Iwona Kosz, biuro rachunkowe Gniezno.
Jeszcze kilka lat temu niewiele polskich firm decydowało się na korzystanie z e-faktur. Robiły to tylko wielkie korporacje takie jak operatorzy
telefoniczni, czy też dostawcy internetu. Działo się tak dlatego, że jeszcze do 2013 roku nie było w polskim prawie określonych jasnych przepisów dotyczących rozliczania się z klientami, bądź kontrahentami za pomocą e-faktur.
To właśnie z powodu niejednoznacznych i niejasnych przepisów prawa wielu polskich przedsiębiorców nie chciało wystawiać e-faktur, gdyż obawiali się oni, że jeśli będą to robić, mogą ich spotkać niemiłe niespodzianki w urzędzie skarbowym.
W 2014 roku w polskim prawie została znowelizowana ustawa o podatku VAT, która wprowadziła definicję e-faktury. Pozwoliło to na usunięcie wszystkich wątpliwości dotyczących wystawiania faktur w wersji elektronicznej.
Dodatkową kwestią, o jakiej powinien pamiętać każdy przedsiębiorca, w którego firmie e-faktura odgrywa duże znaczenie, jest fakt iż faktura, która została stworzona w wersji elektronicznej, a następnie wydrukowana i w takiej formie dostarczona kontrahentowi, automatycznie uznawana jest za fakturę papierową.
Jednym z najważniejszych elementów każdej faktury jest data jej wystawienia.
Należy również pamiętać o tym, że każda faktura posiada swój unikalny numer, który nadawany jest w ramach różnych serii. Służy on do identyfikacji faktury w systemie podatkowym. Sposób nadawania numerów wybiera sobie przedsiębiorca.
Na fakturze elektronicznej koniecznie znaleźć muszą się też dane podatnika i nabywcy danego towaru lub usługi. Są to: imiona i nazwiska, lub nazwy firm, które się rozliczają, a także ich adresy.
Kolejnym elementem, którego nie może zabraknąć na e-fakturze jest numer, wg którego podatnik identyfikowany jest w systemie podatkowym.
Na e-fakturze powinna znaleźć się również data dostawy towarów lub wykonania usługi. Zamieszczenie tej informacji jest konieczne tylko wtedy, kiedy taka data jest określona i odbiega od terminu, w którym wystawiana zostaje faktura. Jeśli sprzedaż ma charakter ciągły wystarczy, że podatnik poda na fakturze miesiąc i rok, w którym sprzedaż jest dokonywana.
Kolejną pozycją na e-fakturze jest nazwa, czyli rodzaj sprzedawanego towaru, bądź wykonywanej usługi. W punkcie tym należy podać również miarę i ilość towarów, które zostały dostarczone, bądź określić zakres usług, które zostały wykonane.
Faktura jest dokumentem potwierdzającym zakup, dlatego też musi być na niej podana cena jednostkowa towaru netto, czyli kwota nieuwzględniająca podatku VAT, a także kwoty wszelkich rabatów z uwzględnieniem tych za wcześniejsze otrzymanie należności, jeśli nie zostały one wliczone w cenę jednostkową netto, kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.
Aby e-faktura została uznana w urzędzie skarbowym za wystawioną prawidłową, musi ona zawierać pozycję, którą nazywa się kwotą wartości sprzedaży netto. Obejmuje ona wartość towarów, lub usług, które zostały wykonane, bez uwzględnienia kwoty podatku.
Na e-fakturze powinna się znaleźć również suma wartości i sprzedaży netto, jednak podzielona na sprzedaż, która została objęta różnymi stawkami podatku, a także na sprzedaż, która została zwolniona z obowiązku odprowadzania podatku.
Ostatnimi pozycjami znajdującymi się na e-fakturze jest kwota podatku naliczona od sumy wartości sprzedaży netto uwzględniająca podział na sumy, które dotyczą poszczególnych stawek podatku, a także kwota przedstawiająca sumę wszystkich należności.
Jeszcze kilka lat temu niewiele polskich firm decydowało się na korzystanie z e-faktur. Robiły to tylko wielkie korporacje takie jak operatorzy
telefoniczni, czy też dostawcy internetu. Działo się tak dlatego, że jeszcze do 2013 roku nie było w polskim prawie określonych jasnych przepisów dotyczących rozliczania się z klientami, bądź kontrahentami za pomocą e-faktur.
To właśnie z powodu niejednoznacznych i niejasnych przepisów prawa wielu polskich przedsiębiorców nie chciało wystawiać e-faktur, gdyż obawiali się oni, że jeśli będą to robić, mogą ich spotkać niemiłe niespodzianki w urzędzie skarbowym.
W 2014 roku w polskim prawie została znowelizowana ustawa o podatku VAT, która wprowadziła definicję e-faktury. Pozwoliło to na usunięcie wszystkich wątpliwości dotyczących wystawiania faktur w wersji elektronicznej.
Dlaczego warto wystawiać e-fakturę?
Wystawianie faktur w wersji elektronicznej pozwala znacząco obniżyć koszty prowadzenia działalności, gdyż pozwala nie tylko zaoszczędzić nie tylko na papierze, na którym drukowane są tradycyjne faktury, ale również na znaczkach pocztowych, kopertach i kosztach wysyłki. Korzystając z e-faktur, firma buduje też wizerunek przedsiębiorstwa proekologicznego, a to dobrze wpływa na jej odbiór przez klientów.Jaki dokument uznaje się za e-fakturę?
Według przepisów prawa, za fakturę można obecnie uznać obecnie dokument wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Oznacza to, że fakturą może być równie dobrze e-mail z załączonym plikiem PDF, elektroniczny dokument tekstowy, jak również faks otrzymany drogą elektroniczną.Dodatkową kwestią, o jakiej powinien pamiętać każdy przedsiębiorca, w którego firmie e-faktura odgrywa duże znaczenie, jest fakt iż faktura, która została stworzona w wersji elektronicznej, a następnie wydrukowana i w takiej formie dostarczona kontrahentowi, automatycznie uznawana jest za fakturę papierową.
Co powinna zawierać e-faktura?
E-faktura, podobnie jak każda inna faktura jest dokumentem skarbowym i dlatego też zawsze musi być odpowiednio wystawiona. Struktura faktury elektronicznej niewiele różni się od struktury faktury tradycyjnej. E-faktura musi zawierać wszystkie pozycje, które wymagane są przez przepisy prawa podatkowego.Jednym z najważniejszych elementów każdej faktury jest data jej wystawienia.
Należy również pamiętać o tym, że każda faktura posiada swój unikalny numer, który nadawany jest w ramach różnych serii. Służy on do identyfikacji faktury w systemie podatkowym. Sposób nadawania numerów wybiera sobie przedsiębiorca.
Na fakturze elektronicznej koniecznie znaleźć muszą się też dane podatnika i nabywcy danego towaru lub usługi. Są to: imiona i nazwiska, lub nazwy firm, które się rozliczają, a także ich adresy.
Kolejnym elementem, którego nie może zabraknąć na e-fakturze jest numer, wg którego podatnik identyfikowany jest w systemie podatkowym.
Na e-fakturze powinna znaleźć się również data dostawy towarów lub wykonania usługi. Zamieszczenie tej informacji jest konieczne tylko wtedy, kiedy taka data jest określona i odbiega od terminu, w którym wystawiana zostaje faktura. Jeśli sprzedaż ma charakter ciągły wystarczy, że podatnik poda na fakturze miesiąc i rok, w którym sprzedaż jest dokonywana.
Kolejną pozycją na e-fakturze jest nazwa, czyli rodzaj sprzedawanego towaru, bądź wykonywanej usługi. W punkcie tym należy podać również miarę i ilość towarów, które zostały dostarczone, bądź określić zakres usług, które zostały wykonane.
Faktura jest dokumentem potwierdzającym zakup, dlatego też musi być na niej podana cena jednostkowa towaru netto, czyli kwota nieuwzględniająca podatku VAT, a także kwoty wszelkich rabatów z uwzględnieniem tych za wcześniejsze otrzymanie należności, jeśli nie zostały one wliczone w cenę jednostkową netto, kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.
Aby e-faktura została uznana w urzędzie skarbowym za wystawioną prawidłową, musi ona zawierać pozycję, którą nazywa się kwotą wartości sprzedaży netto. Obejmuje ona wartość towarów, lub usług, które zostały wykonane, bez uwzględnienia kwoty podatku.
Na e-fakturze powinna się znaleźć również suma wartości i sprzedaży netto, jednak podzielona na sprzedaż, która została objęta różnymi stawkami podatku, a także na sprzedaż, która została zwolniona z obowiązku odprowadzania podatku.
Ostatnimi pozycjami znajdującymi się na e-fakturze jest kwota podatku naliczona od sumy wartości sprzedaży netto uwzględniająca podział na sumy, które dotyczą poszczególnych stawek podatku, a także kwota przedstawiająca sumę wszystkich należności.